Efficiënter Werken en Betere Samenwerking binnen Content Power

In mijn zoektocht naar efficiëntie en klanttevredenheid heb ik geleerd dat duidelijke planning en deadlines essentieel zijn. Met een gestructureerde aanpak organiseer ik projecten beter en lever ik tijdig op. Klanten weten precies wanneer ze resultaten kunnen verwachten, wat hun vertrouwen vergroot. Het resultaat was een succesvolle oplevering en een tevreden klant, wat leidde tot langdurige samenwerkingen.

Binnen Content Power heb ik samen met mijn team een nieuw proces voor versiebeheer en de oplevering van milestones opgezet. Het oude systeem zorgde voor miscommunicatie en vertragingen. Als UX-designer heb ik de pagina’s herontworpen voor gebruiksgemak en gamification-elementen toegevoegd. Dit heeft geleid tot snellere projectopleveringen en een prettiger werkomgeving. Door eerlijk te erkennen dat ik deze vaardigheden heb moeten leren, zie ik nu hoe mijn ontwikkeling in projectmanagement waarde toevoegt voor zowel mijn team als onze klanten.

Gamification-elementen stimuleren een efficiënte en plezierige samenwerking, waardoor projecten nu sneller worden opgeleverd.

Naar het proces

Inzicht in de huidige workflow en ontwikkelen van een nieuwe workflow

Onze eerste stap was om inzicht te krijgen in de huidige workflow. We organiseerden brainstormsessies en interviews met teamleden om hun ervaringen en frustraties in kaart te brengen. Het werd al snel duidelijk dat de communicatie over taken en verantwoordelijkheden niet optimaal verliep. Vaak wist niemand precies wie wat moest doen, wat leidde tot verwarring en vertragingen.

De nieuwe workflow die we samen hebben uitgetekend is een visuele weergave die in simpele stappen laat zien hoe milestones binnen het team worden afgehandeld.

Klik op het plaatje om het uit te vergroten.

Een nieuwe milestone starten

In de eerste stap van de workflow wordt de milestone gestart door een projectleider, die taken en verantwoordelijkheden toewijst aan de teamleden.

Wanneer een milestone wordt gestart, ontvangt de eerste toegewezen persoon, afhankelijk van de fase, direct een e-mail om een plan te schrijven voor de nieuwe milestone.

Onderdelen voor in het plan bepalen

Na het doorklikken in de mail begint de eerste stap dat er een plan wordt geschreven, waarin de taken en verantwoordelijkheden voor UX, techniek en testen worden vastgelegd. Nadat het plan is opgesteld, wordt dit naar de verantwoordelijke teamleden gestuurd, zodat ze precies weten wat hun rol is en wanneer ze moeten beginnen. Zo wordt het proces overzichtelijk en kan iedereen efficiënt aan de slag.

Na de planningsfase aan de slag

Zodra het plan gereed is, kunnen de werkzaamheden beginnen. Het project wordt gefaseerd uitgevoerd, waarbij elke milestone door een specifiek teamlid wordt opgepakt. Het proces begint bijvoorbeeld met het UX-design. De designer, ontvangt dan een e-mail met de taak om het UX-gedeelte uit te werken. Zodra hij zijn deel heeft afgerond, wijst het systeem de volgende fase toe aan de developer. Hij ontvangt een automatische melding om het technische deel van de milestone op te pakken.

Na afronding van de technische implementatie gaat het proces door naar de testfase, waarbij de tester een e-mail krijgt om de milestone te controleren en eventuele problemen te rapporteren. Dit gestructureerde proces zorgt voor een efficiënte taakverdeling en samenwerking. Elk teamlid ontvangt op het juiste moment een melding, waardoor het project soepel door de verschillende fasen heen loopt, van ontwerp tot test.

Release

Bij de oplevering wordt de workflow afgesloten door middel van een reviewproces, waarin teamleden feedback kunnen geven. Dit deel van het proces toont de verschillende routes die de feedback kan volgen, afhankelijk van of de opgeleverde taken worden goedgekeurd of moeten worden aangepast. Na het reviewproces wordt de feedback, samen met de resultaten en uitleg, direct naar de klant verstuurd. Ook is er ruimte voor aanvullende informatie over techniek of interne zaken, zodat alle betrokkenen goed geïnformeerd zijn. Dit zorgt voor een helder overzicht van de status van de feedbackloop en houdt de klant op de hoogte van de voortgang en eventuele aanpassingen die nodig zijn.

Bovendien is er een uitklapoverzicht beschikbaar om te zien welke releases er zijn geweest. Dit biedt een duidelijk overzicht van alle opgeleverde milestones, inclusief details over hun status en eventuele feedback. Dit zorgt voor een transparante communicatie en houdt de klant en teamleden goed op de hoogte van de voortgang

Dashboard milestone overzicht

Daarnaast is er een dashboardoverzicht beschikbaar, waarmee teamleden kunnen zien welke milestones prioriteit hebben en welke taken kunnen worden opgepakt, zoals het maken van een testplan of het uitvoeren van de bouw.

Gamification

Een van de belangrijkste toevoegingen aan dit proces is het gebruik van gamification. Teamleden kunnen punten verdienen voor elke voltooide taak en subrelease, en deze punten kunnen worden gebruikt voor teamactiviteiten. Dit bevordert een speelse, maar effectieve werkstijl waarin iedereen gemotiveerd blijft om productief te zijn.

Naar het resultaat

Eindresultaat

Het nieuwe projectmanagementproces heeft de manier waarop Content Power werkt significant verbeterd. De workflow is nu duidelijk, met een strakke taakverdeling die automatisch wordt gecommuniceerd naar de juiste personen. Hierdoor is de kans op miscommunicatie en vertragingen sterk verminderd. Dankzij de gamification-elementen is het team meer gemotiveerd om efficiënt te werken, en de mogelijkheid om prestaties te volgen heeft een positieve invloed gehad op de samenwerking. Verder heeft de automatisering ervoor gezorgd dat milestones sneller en met minder fouten worden opgeleverd, waardoor de algemene productiviteit is toegenomen. Inmiddels is de workflow uitgebreid getest en succesvol geïmplementeerd, wat resulteert in een soepel lopend proces dat ruimte biedt voor toekomstige verbeteringen en uitbreidingen.

Bekijk meer portfolio stukken